Las existencias que forman el inventario están sujetas a diversas circunstancias que suponen una pérdida de su valor real. Las principales causas de estas pérdidas suelen ser:
Obsolescencia: la obsolescencia de un artículo puede producirse de un modo repentino debido a un cambio tecnológico; pero también puede tratarse de un tipo de pérdida de actualidad o novedad. Fuera de su correspondiente temporada, estos artículos pierden valor y hay que venderlos a un precio de saldo.
Deterioros: en las diversas manipulaciones a que son sometidos los artículos, pueden producirse deterioros tanto en el propio artículo como en sus envases o embalajes que los hacen invendibles. Si el artículo deteriorado es irrecuperable, el coste de su deterioro equivale a la totalidad de coste del artículo. Si se efectúan trabajos para la recuperación de los artículos deteriorados, el coste a considerar equivaldrá a los costes de estos trabajos de recuperación.
Diferencias de cantidades inventariadas: generalmente debidas a errores de anotaciones o a hurtos de ciertos artículos.
También deben considerarse como costos ocultos los trabajos realizados para el tratamiento de los pedidos devueltos, las reposiciones, las rectificaciones en los envíos, los dobles manipulados, las urgencias y retrasos que una deficiente organización generan, además de los procesos administrativos y contables que tales circunstancias obligan a rehacer:
Gastamos gran cantidad de tiempo y de esfuerzo para producir bien y económicamente. En el grado en que las cantidades producidas lo permiten, mecanizamos o automatizamos las operaciones y el movimiento de materiales entre ellas. Planificamos y controlamos las operaciones, el mantenimiento y demás trabajos para evitar retrasos. Parecería ridículo, entonces, no preocuparse por el producto de esos esfuerzos mientras es transportado hacia el cliente. Sin embargo, en muchas ocasiones esa negligencia se convierte en una penosa evidencia. El cliente que recibe un producto abollado, averiado, incompleto o deteriorado, es poco probable que esté contento con esta circunstancia. Por lo menos habrá que enviar una nueva unidad y pagar los gastos de devolución de la anterior (o darla por perdida si es inservible). Si el retraso del segundo envío produce pérdidas al consumidor, todavía habrá que absorber más costes. Y la lealtad y amistad de un buen cliente puede quedar destruida sin hablar de la potencial propaganda que nos puede hacer. Por otra parte el coste de un embalaje sobredimensionado añade un coste más a cada unidad vendida.
Un embalaje se compone del contenido (el producto o productos que han de ser embalados), el material de protección del contenido y la cubierta exterior. Aquí, nuestro primer objetivo es la protección del contenido antepuesta a la estética del embalaje. Este objetivo incluye tanto el riesgo de robo y de condiciones climáticas adversas como los daños mecánicos.
El punto de partida del diseño de un embalaje es el producto que se va a embarcar. ¿De qué case y de qué orden serán las condiciones adversas que se espera que soporte sin recibir daños? ¿De qué clase y de qué orden serán las vibraciones? ¿Y los impactos? ¿Podría perjudicarle la humedad? ¿Se presta a ser robado? ¿Pueden atacarlo los insectos? Es necesario contestar a estas y otras muchas preguntas similares. Debe considerarse costo del embalaje, espacio físico que ocupa, características publicitarias, peso y resguardo, entre otras.
Como detectar los costos ocultos
Los costos ocultos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las áreas estratégicas de la empresa. Una empresa no sólo debe focalizar su listado de erogaciones fijas como salarios, impuestos o alquiler.
Existen numerosos costos no visibles que, si no se observan a tiempo, pueden empujar a la desaparición de la firma. La clave es realizar mediciones periódicas y sistematizadas sobre la evolución de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes desplazamientos entre el depósito de materias primas y el centro productivo, comprarles a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar áreas, como la de logística o impositiva.
Una célebre frase empresaria a nivel mundial afirma que para poder gestionar, hay que saber medir. Pero, por lo general, el directorio de una pequeña y mediana empresa focaliza su atención en resolver los problemas del día a día, en una rápida satisfacción al cliente. Con esto pierde tiempo e incluso, en algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un ítem que, con el correr de los meses, puede provocarle fuertes dolores de cabeza y pérdida de importantes sumas de dinero.
Los denominados costos ocultos están presentes en la mayoría de las Pymes. La clave es detectarlos a tiempo a través de distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr así, la reducción o eliminación de esa erogación innecesaria.
Todo empresario conoce cuáles son sus costos fijos a la hora de emprender un negocio: los impuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos costos ocultos no se pueden cuantificar de una forma sencilla. Pero esto no significa que no existan.
Existen numerosos costos no visibles que, si no se observan a tiempo, pueden empujar a la desaparición de la firma. La clave es realizar mediciones periódicas y sistematizadas sobre la evolución de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock, evitar grandes desplazamientos entre el depósito de materias primas y el centro productivo, comprarles a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y tercerizar áreas, como la de logística o impositiva.
Una célebre frase empresaria a nivel mundial afirma que para poder gestionar, hay que saber medir. Pero, por lo general, el directorio de una pequeña y mediana empresa focaliza su atención en resolver los problemas del día a día, en una rápida satisfacción al cliente. Con esto pierde tiempo e incluso, en algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un ítem que, con el correr de los meses, puede provocarle fuertes dolores de cabeza y pérdida de importantes sumas de dinero.
Los denominados costos ocultos están presentes en la mayoría de las Pymes. La clave es detectarlos a tiempo a través de distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr así, la reducción o eliminación de esa erogación innecesaria.
Todo empresario conoce cuáles son sus costos fijos a la hora de emprender un negocio: los impuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos costos ocultos no se pueden cuantificar de una forma sencilla. Pero esto no significa que no existan.
Variantes de los costos ocultos
Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de ciertos costos ocultos donde cobra un protagonismo primordial la falta de capacitación permanente del personal en todas las áreas.
En base a la opinión y a los estudios de los analistas consultados, son muchos y variados los costos no observables a simple vista, pero que a través de distintos métodos saltan como un pez en el agua.
Entre ellos, se destacan:
● Improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada por el desgano de los operarios, por un mal clima laboral y de retraso salarial.
Si la empresa mide el consumo de materia prima, se puede descubrir que se consumió más de la que correspondía técnicamente y que puede estar producida por falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos, vencimientos de productos. En la medida que se mide en forma progresiva, esta situación obliga a todos los que intervienen en el proceso productivo a controlarse.
● Toda planta se diseña para una producción establecida como normal. Si la empresa, por razones de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado de ello es que parte de los costos fijos no son absorbidos por la producción.
Lo que sucede aquí es que las Pymes van creciendo sin analizar demasiado la sistematización de los tiempos. Y el que se pierde en la falta de sincronización del trabajo es igual a tiempo ocioso.
● Se puede controlar el consumo de energía eléctrica. Si técnicamente se establece que se requiere para un producto determinado tantos kilowatts y resulta, que midiendo el consumo, se utilizó un 30% más, se están desviando recursos que se podrían haber aprovechado en otro proceso del producto.
● Un gran costo oculto reside en que el empresario Pyme suele adolecer de talento directivo en el diseño de un sistema de delegación, con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades de negocios, como también es un ítem no menos importante fortalecer la retención de talentos.
● Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un producto es detectar y mantener sólo a los proveedores que trabajan con cierta certificación de calidad.
Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de ciertos costos ocultos donde cobra un protagonismo primordial la falta de capacitación permanente del personal en todas las áreas.
En base a la opinión y a los estudios de los analistas consultados, son muchos y variados los costos no observables a simple vista, pero que a través de distintos métodos saltan como un pez en el agua.
Entre ellos, se destacan:
● Improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada por el desgano de los operarios, por un mal clima laboral y de retraso salarial.
Si la empresa mide el consumo de materia prima, se puede descubrir que se consumió más de la que correspondía técnicamente y que puede estar producida por falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos, vencimientos de productos. En la medida que se mide en forma progresiva, esta situación obliga a todos los que intervienen en el proceso productivo a controlarse.
● Toda planta se diseña para una producción establecida como normal. Si la empresa, por razones de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado de ello es que parte de los costos fijos no son absorbidos por la producción.
● El mantenimiento preventivo de las máquinas es otra estrategia que ayuda a evitar futuras averías y pérdida de producción. Muchas veces una gran demanda provoca en el empresario la preocupación de cumplir sin medir si esa esa máquina se encuentra en condiciones de hacerlo. Un equipo productivo, que por falta de mantenimiento, no responde ante la creciente demanda, también produce que los trabajadores que la operan extiendan los horarios de trabajo, con el consecuente pago de horas extras.
Es aconsejable mantener stock, que sirve de colchón para cubrir posibles ineficiencias.
● El desplazamiento es una pérdida de tiempo. Por ejemplo, si hay una gran distancia física entre el depósito de materias primas y el centro productivo. Esto también conlleva a la mala calidad de la materia prima y obliga a reprocesamiento.
Es aconsejable mantener stock, que sirve de colchón para cubrir posibles ineficiencias.
● El desplazamiento es una pérdida de tiempo. Por ejemplo, si hay una gran distancia física entre el depósito de materias primas y el centro productivo. Esto también conlleva a la mala calidad de la materia prima y obliga a reprocesamiento.
Lo que sucede aquí es que las Pymes van creciendo sin analizar demasiado la sistematización de los tiempos. Y el que se pierde en la falta de sincronización del trabajo es igual a tiempo ocioso.
● Se puede controlar el consumo de energía eléctrica. Si técnicamente se establece que se requiere para un producto determinado tantos kilowatts y resulta, que midiendo el consumo, se utilizó un 30% más, se están desviando recursos que se podrían haber aprovechado en otro proceso del producto.
● Un gran costo oculto reside en que el empresario Pyme suele adolecer de talento directivo en el diseño de un sistema de delegación, con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades de negocios, como también es un ítem no menos importante fortalecer la retención de talentos.
● Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un producto es detectar y mantener sólo a los proveedores que trabajan con cierta certificación de calidad.
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